APRENDIENDO ENTRE RUEDAS: 2008

Significa efectuar una serie de trámites ante distintos organismos administrativos, estatales y/o municipales para cumplir determinadas obligaciones - principalmente tributarias – mediante los cuales la empresa o proyecto de inversión, existirá legalmente.

2)¿Por qué formalizarse? (¿por qué no seguir “a la mala”?)

· La empresa se expone a la clausura del negocio y a la aplicación de multas del SII y/o municipales que pueden llegar a ser cuantiosas.

· Es un factor que inhibe el acceso a la banca privada para solicitar cualquier tipo de crédito. (La formalidad en cambio, es un poderoso elemento para ingresar al sistema crediticio)

· No se puede recuperar IVA.

· No se puede emitir Facturas y/o Boletas, reduciendo drásticamente el número y la calidad de los posibles clientes

3)¿Qué modalidades existen para formalizar una empresa?

Eso depende de cuántos sean los dueños del negocio:

· Solo uno: Esto es un empresario individual, que hoy tiene dos posibilidades:

- Ser lo que legalmente se llama persona natural.

- Constituirse en una Empresa Individual de Responsabilidad Limitada[1] Más detalles en http://www.estudio-juridico.cl/eirl.htm

· 2 o más: La empresa será una Sociedad (u otra forma de asociación), lo que desde el punto de vista legal constituirá una persona jurídica, en la generalidad de los casos.

Hay que tener presente que la elección incorrecta de la estructura del proyecto empresarial, puede llevar al fracaso en el logro de los objetivos definidos, por lo que será crítico determinar con claridad, qué es lo que se quiere lograr. Véase preguntas 21) y 35).

Véase guía paso a paso para iniciación de actividades

- Constituir empresa de persona natural

- Constituir empresa persona jurídica

4)¿Qué organismos se deben tener en cuenta para iniciar la formalización de nuestra empresa?

· El Servicio de Impuestos Internos (SII) correspondiente al domicilio de la empresa

· La Municipalidad correspondiente al lugar donde opera la empresa

· El Servicio de Salud del Ambiente (SESMA)

· La Superintendencia de Electricidad y Combustible (SEC)

· Eventualmente otras instituciones para obtener los denominados “Permisos Sectoriales”

5)¿Qué documentación se requiere para iniciar el negocio ya formalizado?

· RUT (en el SII)

· Iniciación de actividades (en el SII)

· Timbraje de Boletas, Facturas y guías de despacho (en el SII)

· Autorización de la Dirección de Obras de la Municipalidad. (para el caso de que se desee instalar la empresa en el domicilio de alguno de los socios).

· Autorización del Servicio de Salud del Ambiente, si es que la empresa trabajará con productos químicos y/o alimenticios.

· Autorización de instalación de industria (en el SESMA)

· Certificado de la Dirección de Bibliotecas Archivos y Museos, en caso que el negocio consista en una imprenta.

· Plano o croquis de planta del inmueble

· Autorización de la Superintendencia de Electricidad y Combustible, en caso que la empresa haga uso de gas licuado, productos explosivos o inflamables o instalaciones eléctricas

· Patente municipal (municipio respectivo) que puede ser Industrial o comercial.

· Permiso Sanitario (SESMA)

6)¿Qué impuestos se pagan al formalizar el negocio?

· A la Renta

· el IVA (Impuesto al Valor Agregado), si el negocio es una empresa cuyo giro es comercial, productivo o de servicios.

· Impuesto municipal (patente comercial)

7)¿Para formalizar la empresa se debe necesariamente constituir una sociedad?

No, la constitución de sociedad es una alternativa más dentro de las maneras que existen para formalizar la empresa. Generalmente es empleada para constituir una empresa que tiene dos o más dueños (uno puede aportar capital y otro trabajo, los dos capital y trabajo, ambos capital, etc.)

8)¿Todos los rubros deben hacer los mismos trámites de formalización?

No. Existen empresas que, de acuerdo a su rubro, requieren documentación especial, como los Permisos Sectoriales.

9)¿Es lo mismo la obtención de RUT y el Inicio de Actividades?

No es lo mismo, pero se recomienda hacerlo en forma conjunta.

10)¿Cómo se obtiene el RUT y se inician actividades ante el SII?

Debemos acudir a la oficina del SII respectiva, dirigirnos a la sección “RUT-Inicio de Actividades” y llenar el formulario Nº 4415. Este formulario puede bajarlo aquí: http://www.sii.cl/formularios/imagen/4415.PDF

11)¿Qué documentos deben acompañar a este formulario?

Como persona natural, solo debe exhibir la cédula de identidad.

12)¿Con qué documentación se acredita domicilio ante el SII?

· Si se es dueño del Inmueble (o alguno de los socios lo es) debe acompañar el original o la fotocopia del recibo de contribuciones de bienes raíces a nombre del dueño, certificado de avalúo de la propiedad (se obtiene en el mismo SII) escritura de compraventa del inmueble u otro documento que acredite el dominio (posesión efectiva, donación, cesión de derechos hereditarios, etc.)

· Si el inmueble es arrendado debe acompañar original o copia autorizada ante notario del contrato de arrendamiento firmado ante notario, certificado de avalúo de la propiedad arrendada.

13)¿A qué oficina del SII dirigirme?

Remitirse a página Web del SII donde se encuentran las direcciones de las oficinas del SII. http://www.sii.cl/sobre_el_sii/oficinas/ofi.htm

14) Si no puede concurrir personalmente, puede encargarse a otra persona la gestión ante el SII?

Sí, se puede:

· Si la empresa es unipersonal (persona natural) en una notaría extender un "mandato especial" a la persona a quien se encargue la gestión (no es necesario que ella firme).

· Si la empresa es una sociedad, el mandato debe ser otorgado por él o los representantes legales de ella. En ambos casos es un mandato notarial simple (sólo las firmas autorizadas ante notario, no escritura pública).

15)¿Qué documentos tributarios hay que mandar a hacer después de iniciar actividades para que el SII los timbre?

· Facturas

· Boletas

· Guías de despacho

Para timbrarlos, el SII debe previamente verificar la actividad declarada, cuestión que debemos solicitar al momento de iniciar actividades. Para la verificación, un inspector del SII realiza una visita a la empresa dentro de los 15 o 20 días de solicitada la verificación.

16)¿Qué hacer con los documentos una vez impresos?

Llevarlos al SII (a la oficina donde se inició actividades) para que los timbren, llenando el formulario Nº 3230, que nos entregarán en el SII. Este formulario puede bajarlo aquí: http://www.sii.cl/formularios/imagen/3230.pdf

17)¿En qué consisten estos documentos?

· Boleta: es el documento que se emite a los compradores finales y da cuenta de una operación (venta de servicios o bienes) que está gravada con el IVA

· Factura: Son comprobantes de ventas de productos o de prestación de servicios (afectos al IVA) cuando se actúa como proveedor de otros vendedores o prestaciones de servicios.

· Guías de Despacho: Son documentos que reemplazan provisoriamente a las facturas cuando estas no se emiten de inmediato. No tiene valor tributario.

18) ¿Además de estos documentos, hay que timbrar otros?

Si. Debemos timbrar los libros en donde se llevará la contabilidad de la empresa. Respecto a estos se debe consultar a un contador.

19) ¿Qué obligaciones se asume como contribuyente?

· Declarar y pagar el impuesto a la renta. Las obligaciones relacionadas con este impuesto son: 1º Efectuar los denominados PPM (Pagos Provisionales Mensuales) 2º Declarar la renta obtenida en abril de cada año.

· Pagar el IVA: Debemos declarar y pagar mensualmente, dentro de los primeros doce días del mes siguiente a aquel en que se efectuaron las ventas afectas de IVA (así, dentro de los primeros doce días de octubre declararemos el IVA originado en septiembre).

· Comunicar al SII todos los cambios que ocurran en el negocio y que se relacionen con los datos que identifiquen o se relacionen con la actividad desarrollada. Esto se debe hacer dentro de los 15 días posteriores a la modificación, llenando el formulario 3239, evitando así el pago de multas. Este formulario puede bajarlo aquí: http://www.sii.cl/formularios/imagen/3239.pdf

20) ¿Qué modificaciones hay que informar?

Hay que informar: cambio de razón social, cambio de domicilio, apertura o cierre de sucursales, cambio, ampliación o disminución del giro de la empresa, cambio de él o los representantes de la empresa, transformación de la sociedad (si está constituida como tal), conversión de persona natural en sociedad, fusión de la sociedad y todas las modificaciones en la estructura de la sociedad

21)¿Qué alternativas de organización jurídica me ofrece la ley?

Podemos actuar como persona natural o empresa individual de responsabilidad limitada, si hay un único dueño del negocio. Si son dos o más los dueños, se puede constituir una sociedad, en cualquiera de sus especies (colectiva, de responsabilidad limitada, anónima) o bien, constituir una cooperativa de trabajo. Véase preguntas 35) y 36).

22)¿Qué implica organizarse de uno u otro modo?

La principal implicancia es patrimonial. Organizados como persona natural, se enfrentan las obligaciones que genere el negocio con el propio patrimonio. Si se constituye una empresa individual de responsabilidad limitada o una sociedad, las obligaciones se radican en el patrimonio de la empresa (patrimonio distinto al de cada uno de los socios).

23)¿Qué factores debemos tener en consideración para elegir una de dichas alternativas?

· Naturaleza de la actividad a desarrollar

· Número de personas que serán dueñas del negocio

· El monto del capital a invertir en la empresa

· El grado de responsabilidad que desea asumir cada uno de los dueños. Así, aquellos que quieran restringir su responsabilidad al monto de su aporte, si son solos les conviene formar una empresa individual de responsabilidad limitada, y si tienen socios constituir una sociedad de responsabilidad limitada o una anónima; si no quieren restringir su responsabilidad, podrán optar por una sociedad colectiva.

· Si decide constituir una sociedad, hay que tomar en cuenta la naturaleza de las relaciones que los socios van a mantener entre sí. Los motivos para asociarse con una o varias personas son: 1) capital (solo importa su solvencia económica). En este caso la sociedad ideal es la anónima, en que la entrada y salida de los socios (accionistas) es bastante flexible. 2) conocimientos específicos que en complemento con los nuestros sean importantes para emprender un negocio (sociedad de profesionales, por ej.). En este caso, lo ideal será adoptar un tipo de sociedad en que la entrada y salida de los socios se vea restringida, como la sociedad de responsabilidad limitada o la sociedad colectiva.

24) ¿Qué ventajas tiene constituir una sociedad?

· Separación de patrimonios. Al constituirse una sociedad, nace el patrimonio social. En consecuencia se termina la confusión entre el patrimonio personal y el del negocio, pues actuando como persona natural, dichos patrimonios se encuentran confundidos, lo que aumenta los riesgos.

· Al constituirse como Sociedad de Responsabilidad Limitada, además del beneficio de la separación de los patrimonios, sólo se responde por las deudas sociales hasta el monto de los aporte realizados en la sociedad.

· Al asociarse, es posible combinar capital con trabajo. Así, si sólo se cuenta con una idea y personas que pueden trabajar, la constitución de una sociedad permitirá acercar un socio capitalista.

· Los riesgos del negocio se reparten entre todos los socios.

25)¿Qué es una persona jurídica?

Una persona jurídica es una persona ficticia, distinta a la de las personas que la forman, capaz de ejercer derechos y contraer deudas y de ser representada tanto en el ámbito contractual como judicial. Como toda persona, tiene un patrimonio, una nacionalidad, un nombre y un domicilio propio, etc.

26)¿Qué tipos de personas jurídicas existen?

Existen las denominadas "sin fines de lucro" como las fundaciones, cooperativas de trabajo y corporaciones y las personas jurídicas "con fines de lucro", que son todos los tipos de sociedades.

27)¿Podemos asociarnos sin constituir una persona jurídica?

Sí, en base a lo que se conoce como una "sociedad de hecho" o a través de lo que se conoce como "asociación o cuentas en participación", figuras que no generan una persona jurídica.

28)¿Qué es una sociedad de hecho?

Es una figura informal ( una sociedad que no ha sido legalmente constituida), que al carecer de personalidad jurídica no posee patrimonio propio.

Puede decirse que es un invento tributario, ya que legalmente es una sociedad nula, pero que existe desde el punto de vista del SII, pues tributa como todo tipo de sociedades.

Tiene la desventaja de no ser considerada por los bancos o instituciones financieras al momento de solicitar un crédito a nombre de ella. Su única ventaja radica en que es de rápida constitución, recomendable sólo para iniciar un negocio.

Se constituye mediante escritura privada firmada ante notario. No requiere inscripción en el Registro de Comercio ni publicación en el Diario Oficial.

Los socios responden como avales los unos de los otros por el total de las deudas asumidas por la sociedad, ya que no presentan la ventaja de la separación de patrimonios.

29)¿Cuáles son los efectos jurídicos de una sociedad de hecho?

El efecto fundamental de esta sociedad es que cada socio debe responder por el total de las deudas sociales, sin que se limite su responsabilidad hasta el monto de su aporte, como en la sociedad de responsabilidad limitada. Es lo que se llama la solidaridad, consistente en que los acreedores de la sociedad pueden cobrar el total de su deuda a cualquier socio indistintamente.

30) ¿Qué es una “asociación o cuentas en participación”, cuáles son sus efectos legales entre los asociados?

Consiste en un contrato en que dos o más personas acuerdan llevar adelante un negocio, pero a diferencia de la sociedad, una sola de las personas aparece contratando ante terceros, siendo ella quien responde de las deudas del negocio, quien además se encarga de rendir cuentas a su(s) asociados y de dividir las ganancias y las pérdidas con ellos. En otras palabras, es una “sociedad” entre los asociados, pero oculta ante los terceros, puesto que aparecerá una sola persona contratando con ellos.

31) ¿Qué es una cooperativa de trabajo?

Es una persona jurídica sin fines de lucro basada en la ayuda mutua, cuya finalidad es conseguir beneficios económicos para los que se asocian.

32) ¿Qué características tiene una cooperativa de trabajo?

· Deben asociarse al menos 5 personas. El máximo es ilimitado.

· Igualdad de derechos entre sus socios, sin importar el monto de sus aportes.

· Limitación de porcentaje de control que puede tener cada socio. Ningún socio puede tener más del 10% del capital total de la cooperativa.

· Libertad de ingreso a la Cooperativa una vez cumplidos los requisitos de los estatutos. La ley señala que el número de sus asociados es ilimitado.

· Su finalidades es la ayuda mutua de los asociados dentro de la actividad que desarrollan.

· Exigen exclusividad en cuanto a que sus socios no pueden pertenecer a más de una cooperativa que posea la misma finalidad.

· El capital es variable e ilimitado

· Su administración y control es colectivo y colegiado, salvo el caso del gerente.

33) ¿Cómo se constituye una cooperativa de trabajo?

1) Se debe elaborar un estudio socioeconómico sobre las condiciones, posibilidades financieras y planes de trabajo que se propone desarrollar

2) Se redactan los estatutos en una escritura pública o bien en una escritura privada que se protocoliza ante un notario. En todo caso existen formularios tipos que se pueden retirar en el Dpto. de Cooperativas del Ministerio de Economía.

3) Se presenta la escritura ante el Dpto. de Cooperativas del Ministerio de Economía, organismo que le dará existencia legal mediante Decreto, previo estudio de los antecedentes socioeconómicos.

34) ¿Qué es una sociedad?

Es un contrato en que dos o más personas acuerdan poner algo en común para repartirse los beneficios o ganancias que de ello provengan. (art. 2053 del Código Civil y 348 y siguientes del Código de Comercio)

35) ¿ Qué tipos de sociedades existen?

· Sociedades de capital: son aquellas en que el vínculo entre los socios no es importante, pues lo que realmente importa es el capital, es decir, el socio como inversionista.

· Sociedades de Personas: son las sociedades en que las personas se asocian teniendo como principal motivación las características propias de las personas (trabajador, confiable, experto en un tema, etc), es decir, a diferencia de una sociedad de capital, aquí los elementos más importantes son las personas, no el capital.

36) ¿Qué sociedades de personas existen?

· colectiva

· en comandita simple,

· de responsabilidad limitada. Esta es la más frecuente en las micro y pequeñas empresas.

37)¿Qué sociedades de capital existen?

La sociedad anónima en sus dos modalidades: abierta y cerrada. En términos simples, la abierta es aquella que está sujeta a la supervigilancia y fiscalización de la Superintendencia de Seguros y Valores y transa sus acciones en la bolsa de valores (hace oferta pública de sus acciones). La cerrada, por el contrario, no tiene ninguno de estas características.

38)¿Cómo se constituye una sociedad? (pasos a seguir)

Debe solicitarse la ayuda a un abogado para que redacte lo que se denomina "Escritura de Constitución de la Sociedad" que deberá ser firmada por todos los socios ante un notario (es una Escritura Pública)

En la misma notaría harán un extracto de dicha escritura, el que se deberá inscribir en el Registro de Comercio correspondiente al domicilio de la sociedad.

Ese mismo extracto debemos llevarlo al Diario Oficial para que lo publiquen (se requiere una sola publicación).

No se debe olvidar la publicación y la inscripción en el registro deben hacerse en el plazo máximo de 60 días contados desde que se firmó la escritura en la notaría.

No hay un orden establecido para la publicación e inscripción, sin embargo se sugiere siempre inscribir primero, pues en caso de error el Registro de Comercio rechazará la inscripción, y si se publicó con anterioridad, se tendrá que publicar nuevamente una vez enmendado el error, perdiendo el dinero de la primera publicación.

Con estos tres trámites nacerá la sociedad legalmente. Sin embargo, para facilitar ciertas tramitaciones, sobre todo ante los bancos, conviene hacer un cuarto trámite: la llamada protocolización del extracto y la publicación, para lo cual hay que comprar el Diario Oficial del día en que se publique el extracto y llevarlo a la notaría junto con el extracto que se inscribió en el Registro de Comercio.

Para las sociedades anónimas es necesario levantar un acta de la Primera Sesión de Directorio de la sociedad, en la cual se otorguen poderes a sus representantes (Directorio) y al Gerente General. Esta es una escritura privada que se reduce a escritura pública en una notaría.

39) Es obligatorio usar los servicios de un abogado para constituir legalmente la sociedad?.

No. Existen funcionarios de algunas notarías que tramitan constitución de sociedades, sin embargo no son profesionales en la materia por lo que pueden cometer algún error y muchas veces no son capaces de asesorar en los efectos jurídicos del contrato de sociedad.

40)¿Sobre qué aspectos de una sociedad es necesario que se pongan de acuerdo los socios antes de firmar la respectiva escritura?.

· Nombre que tendrá la sociedad

· domicilio de la sociedad

· Giro de la sociedad,

· Número de socios,

· Quién administrará y representará a la sociedad

· El monto del capital social

· Monto de los aportes de cada socio

· Tipo de aporte, pues este puede ser en dinero o en bienes

· Porcentaje de participación en las ganancias y en las pérdidas de la sociedad.

41) ¿En qué gastos hay que incurrir para constituir una sociedad?

· Gastos Notariales

· Inscripción Registro de Comercio

· Publicación Diario Oficial

· Honorarios abogado

42) ¿Quiénes pueden administrar la sociedad?

Existen varias modalidades de administración:

· Todos los socios

· Algunos socios

· Un socio

· Una o más personas extrañas a la sociedad.

Lo más habitual es que la sociedad la administre uno o dos socios. No es recomendable la administración por todos los socios.

^{^[1]} El 11 de Febrero del 2003, se publicó en el Diario Oficial la Ley N° 19.857, la que autoriza el establecimiento de empresas individuales de responsabilidad limitada (E.I.R.L.). Esta califica a tales empresas como personas jurídicas sujetas a las disposiciones legales y tributarias que rigen a las sociedades comerciales de responsabilidad limitada (Art. 18).

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