plan y manual de cuentas

PLANES Y MANUALES DE CUENTAS.
EL PLAN DE CUENTAS
El Plan de Cuentas es el conjunto ordenado que incluye todas las cuentas contables que se emplean en una empresa. Normalmente deberá ser establecido al comienzo del ejercicio, con antelación al inicio del registro de las transacciones, sin embargo podrá modificarse o complementarse durante el desarrollo de las operaciones, cuando las circunstancias así lo requieran.
Es conveniente tener presente, al momento de la creación del Plan de Cuentas que no existe ninguna limitante en cuanto al nombre o denominación que debe llevar cada una de las cuentas que se utilizarán en la contabilidad, para lo cual se apela sólo al sentido común y al proncipio contable de la exposición. Habida consideración de estas caracteristicas, es recomendable que, al momento de determinar la denominación, esta resulte fasilmente comprensible (hasta familiar) para todos los usuarios de la contabilidad, procurando que dicho nombre tenga estrecha relación con la función que cumple esta cuenta.
LA CODIFICACION DE LAS CUENTAS
Con la automatización progresiva de los sistema contables, normalmente se requiere que cada una de estas cuentas lleven incorporado un sistema de codificación. Estos códigos tienen por finalidad permitir la identificación electrónica de cada una de las cuentas mediante letras o números combinados de distintas formas.
Dentro de las características más sobresalientes de los sistemas de codificación se encuentran las siguientes:
a.-PRECISION. La precisión del código implica que cada elemento debe aceptar un solo código como el correcto.
225-225238 Escritorios
225-225240 Sillas
225-225238 Mesas (Código incorrecto)
b.-FLEXIBILIDAD. Esto implica que la estructura del código debe permitir la incorporación de más elementos adicionales, que vayan resultando necesarias para asentar nuevos tipos de operaciones, que van surgiendo en el diario quehacer de la empresa. Este aspecto debe tenerse muy presente cuando se deciden los códigos a utilizar, ya que en algunas oportunidades, por la rigidez de la codificación, no resulta posible introducir nuevas cuentas.
225-1 Caja
225-2 Banco de Chile
225-3 Clientes
Si la empresa abre una cuenta corriente en otro banco no tendría código para aquella
c.-CONISO. Dentro de lo posible, cada código debe ser breve, debiendo evitarse adicionar códigos (digitos o elementos) que no tienen relevancia para identificar elementos.
225-45848844 Caja
225-45848845 Banco
d.- SIGNIFICATIVO. Cada uno de estos códigos debe tener un elemento caracteristico dentro de la codificación general según el objetivo que se persigue.
X CLIENTES
XA Juan Perez
XA Pedro Perez
CD Mario Perez
e.- OPERABLE. Los códigos deben ser fasilmente manejables.
f.- JERARQUIZADO. La jerarquización debe permitir establecer subdivisiones para cada uno de los grupos o subgruposde partidas que conforman los estados financierosa fin de presentar la información financiera hasta un nivel de detalle en que sea util a distintos niveles de la organización
METODOS DE CODIFICACION
SECUENCIAL. Consiste en la asignacion consecutiva de un número a una lista de elementos, sumamente util cuando se trata de listas cortas y desventajoso porque no se pueden formar grupos para clasificar diferentes elementos con alguna caracteristica común.
001 Cliente Juan Perez
002 Banco de Santiago
003 Cliente Juan Rozas
004 Banco Santander
POR BLOQUES. Este sistema representa una derivación del anterior ya que los códigos se asignan secuencialmente, pero en bloques de digitos onsecutivos que identifican alguna caracteristica del elemento a codificar. Al igual que el anterior, es util en listas cortas pero crean problemas de flexibilidad cuando estas listas tienden a aumentar completando los codigos existentes.
001 Zapatos Nº36
002 Zapatos Nº38
003
004 Pantalones T-42
005 Pantalones T-44
006
007 Camisas Nº16
008 Camisas Nº16.5
009
POR GRUPOS. Esto es otra variación del método secuencial y onsiste en la asignación de un código subdividido en clasificaciones sucesivas uqe abarcan cada vez un mayor número de posiciones y que sirven para identificar grupos de funciones o carácteristicas homogeneas. Se caracteriza por su facilidad de expanción y rapidez en el procesamiento de la información.
1-00-00-000 Bancos
1-01-00-000 Moneda Nacional
1-01-01-000 De la plaza
1-01-01-001 Banco del Estado
CON CODIGO DE VERIFICACIÓN. Consiste en agregar un número o letra a una secuencia de caracteres con bas en algún algoritmo predefinido para asegurar la validez de los datos que se ingresan al sistema. Nace a raiz de ella abundante cantidad de errores que se comten al momento de ingresar datos a un sistema computacional.
Codigo: 112354 Nombre: Maria Rojas
Determinación del dígito de verificación
Codigo 1 1 2 3 5 4
Clave de ponderación 4 9 3 8 3 8
Resultado de multiplicación 4+ 9+ 6+ 24+ 15+ 24 = 90
Dividiendo resultado de la suma por once (90/11) = 8 con un resto de 2
Restando al modulo 11 el resto de la división (11-2) = 9 DIGITO VERIFICADOR
Luego el Código 112354-9 representa el código de la Sra. Rojas
Cuando el número de cuentas a emplear es alto, lo mas común es que los códigos sean numéricos, por cuanto facilitan su uso en los equipos computacionales. En tal caso, se usa el primer dígito para identificar el grupo principal a que corresponde la cuenta, por ejemplo:
1.- Cuentas de Activo
2.- Cuentas de Pasivo
3.- Cuentas de Patrimonio
4.- Cuentas de Gastos
5.- Cuentas de Ingresos
8.- Cuentas de Orden (Debe)
9.- Cuentas de Orden (Haber)
A partir de este 1er. dígito se van agregando otros, según se va descendiendo en el grado de detalle. Por ejemplo en el caso del Activo podría tenerse:
1. ACTIVO
1. Activo Circulante
2. Activo Fijo
3. Otros Activos
Si se parte de la agrupación anterior y se quiere llegar al nivel de cuentas, podría resultar lo siguiente:
1 ACTIVO
1.1 Activo Circulante
1.1.10 Disponibilidades en Moneda Nacional
1.1.10.10 Caja
1.1.20 Disponibilidades en Bancos
1.1.20.10 Banco Concepción
1.1.20.20 Banco de Chile
1.1.20.30 Banco Sudamericano
Para un mejor control es frecuente que se precise de un mayor nivel de desagregación. Por ejemplo, puede agregarse un código por cada tipo de material o por cada cliente. En estos casos, conviene analizar detalladamente la cantidad de dígitos que se requerirá.
En el caso de los materiales, si existen varias bodegas puede ser conveniente que un dígito identifique a cada una de ellas, luego otro identificará al tipo de material (de cobre, de acero, eléctrico, etc.). Por ejemplo, supóngase que se tiene cuatro bodegas, que hay ochenta tipos de materiales distintos y que el grupo mas numeroso está compuesto por 750 items. De modo que el código para identificar a un material necesitará de seis dígitos, sin incluir los cuatro de la cuenta Existencia de materiales:
Bodega 1 dígito (1 al 4)
Tipo de material 2 dígitos (1 al 80)
Item 3 dígitos ( 1 al 750)
De acuerdo con lo anterior, las cañerías de cobre de ½" por 6 metros podrían tener el siguiente código:
235. donde,
02 indica que el artículo está en la bodega Nº 2,
15 indica que es un artículo de cobre, y
235 especifica que se trata de una cañería de ½" * 6
Similar procedimiento puede seguirse para los clientes, el personal, los proveedores, etc.

DISEÑO DEL PLAN DE CUENTAS

Teniendo siempre presente que uno de los objetivos específicos consiste en la creación de un Plan de Cuentas que debe reflejar con claridad los distintos conceptos que componen la estructura financiera de la empresa, deberá realizarse un detallado análisis de los bienes que posee la empresa y las operaciones comerciales cotidianas y esporádicas que esta realiza.

Una vez realizado el análisis anterior, teniendo presentes las normas de contabilidad generalmente aceptadas, las limitaciones que imponga el Sistema Contable a utilizar por la empresa y habida consideración de las necesidades de información claramente manifestadas por la administración, se habrá de optadar por un sistema de cuentas contables que sea flexible y jerarquizado, estableciendo subdivisiones para cada uno de los grupos o subgrupos de partidas que conforman los estados financieros, lo anterior, con la finalidad de obtener y disponer de la información hasta el nivel de detalle que los usuarios requieran, conciliando los recursos disponibles con las necesidades actuales y emergentes.

Considerando que la automatización de las operaciones contables requiere en primer lugar de la definición de un sistema de codificación a utilizar por cada una de las cuentas contables que en este plan se señalan, el cual debe contar con características ya señaladas de flexibilidad y jerarquización se ha definido un código de cinco niveles que operará de la siguiente manera.
9. 9. 99. 999. 999
Nivel 5, Auxiliar, más de cien subcuentas


Nivel 4, Cuenta, más de cien subdivisiones

Nivel 3, Subgrupo, noventa y nueve subdivisiones

Nivel 2, Grupo, nueve subdivisiones

Nivel 1, Familia, nueve subdivisiones
De esta forma se posibilitará agrupar debidamente a las diferentes partidas según el contenido, naturaleza y/o tratamientos contables que deberá dársele a cada una de estas cuentas que se desglosan de la siguiente manera
1° nivel. Nivel de Familia. Permite la identificación de cuatro Conjuntos básicos en que se ha dividido las cuentas de la empresa y que ha saber son, Activos; Pasivos y Patrimonio; Pérdidas y Ganancias. Cada uno de estos Conjuntos se ha identificado con un dígito y definido de la siguiente manera.
Dígito 1, Activo. Agrupa, al total de los bienes que posee la empresa, como tal, deberán considerarse incluidos en este concepto, todas las pertenencias físicas e intangibles de la entidad comercial, que sean susceptibles de ser valoradas; asimismo, los derechos reales, tales como marcas, patentes de invención o inversiones en otras empresas.
Dígito 2, Pasivo y Patrimonio. Bajo esta denominación, se agrupa a todos los compromisos monetarios que tenga la entidad con otras personas o entidades. En otras palabras, constituyen el pasivo, el total de las deudas, cualquiera que sea su naturaleza y características.
Además, este conjunto reúne el valor de los bienes o recursos que los dueños de la misma empresa han aportado, para que la empresa pueda llevar a cabo las tareas que le son propias.
Dígito 3, Pérdidas. Está constituido por todas aquellas partidas que la empresa deberá considerar como una disminución del patrimonio invertido o la utilización del mismo, en aras de proporcionar los servicios u obtener los bienes finales que tiene por objeto la sociedad.
Dígito 4, Ganancias. Este Conjunto agrupa a todas partidas por las cuales la empresa incrementa su patrimonio, consecuentemente, esta formado por las contraprestaciones que la empresa recibe tanto de los servicios que preste, como de los bienes que entregue.
2° Nivel. Nivel de Grupo. Para esta subdivisión se ha utilizado dos definiciones o criterios distintos, aplicando cada uno de ellos al Activo y al Pasivo respectivamente.
En al caso de las partidas que componen el activo, se ha dividido en tres Subgrupos que son Activo Circulante, Activos Fijos y Otros Activos. Cada uno de estos grupos se encuentra definido a continuación
Dígito 1.1, Activos Circulantes. Incluye aquellos activos y recursos de la empresa respecto de los cuales se tiene la intención de venderlos o consumidos, dentro del plazo de un año a contar de la fecha de los estados financieros.
Dígito 1.2, Activos Fijos. Dentro de este subgrupo deberán clasificarse todos los bienes que han sido adquiridos para usarlos en la explotación social y destinarlos, preferentemente, a la producción de nuevos bienes o servicios. Respecto de esto bienes no existe el propósito de venderlos.
Dígito 1.3, Otros Activos. Se debe incluir en este subgrupo a aquellos partidas que representen activos de la empresa y que no puedan ser clasificados en los subgrupos anteriores.
Para el caso de los pasivos estos se han clasificado en tres grupos que son Circulantes, Largo Plazo y Patrimonio. Cada uno de estos se ha definido de la siguiente manera:
Dígito 2.1, Pasivos Circulantes. Estará conformado por todas aquellas obligaciones contraídas por la empresa, que serán canceladas dentro del plazo de un año a contar de la fecha de lo estados financieros.
Dígito 2.2, Pasivos de Largo Plazo. Corresponde a todas aquellas obligaciones de la empresa que serán canceladas o amortizadas en plazos superiores a un año a partir de la fecha de los estados financieros.
Dígito 2.3 Patrimonio. Identifica a todas aquellas partidas que representan los derechos que los socios tienen sobre la empresa con el carácter de permanente y que emana ya sea de los estatutos sociales, de los resultados acumulados o bien del proceso de actualización denominado Corrección Monetaria dispuesto por el D.L. N°824 .
3° Nivel. Subgrupos. Previendo futuras necesidades de información, el código asignado a cada cuenta considera la subdivisión de los grupos en unidades de presentación más pequeñas los cuales podrán ser activados en cualquier momento.
4°Nivel. Cuentas. Cada uno de los subgrupos se ha subdividido en cuentas, que serán las destinadas a recibir las anotaciones contables, salvo las exepciones que se señalan en el nivel siguiente. Cada una de estas cuentas deberá identificar conceptos de distinta naturaleza, de acuerdo a las necesidades contables o bien a las necesidades de información que tenga la empresa, lo anterior, con estricto apego a la organización administrativa y a las obligaciones propias del giro en que se desempeña la empresa.
Cada una de estas cuentas y la utilización que deberá dárseles ha sido definida en el Manual de Cuentas.
5°Nivel. Auxiliares. Teniendo en consideración que existen algunas partidas que requieren de información detallada que no puede ser proporcionada por el 4° Nivel anteriormente definido, se ha estructurado este plan de cuentas considerando la opción de subdividir cada una de las Cuentas a un nivel de detalle. Al igual que en el caso anterior, la utilización y definición de cada una de ellas esta dada en el Manual de Cuentas.
En definitiva, la codificación, denominación y característica de cada una de las cuentas a utilizar como Plan de Cuentas en la contabilidad de la empresa es la siguiente.
1,0,00,000 Activo
1,1,00,000 Activo Circulante
1,1,01,010 Caja Imputable
1,1,01,020 Fondo Fijo Imputable
1,1,01,030 Bancos
1,1,01,030,001 Bice Imputable
1,1,01,030,002 Segurity Imputable
1,1,01,040 Documentos por Cobrar Imputable
1,1,01,045 Documentos en Factoring Imputable
1,1,01,050 Clientes Imputable
1,1,01,060 Mercaderías Imputable
1,1,01,070 Prestamos al Personal Imputable
1,1,01,080 Iva Crédito Fiscal Imputable
1,1,01,092 Cargas Familiares Imputable
1,1,01,100 Anticipos de Remuneraciones Imputable
1,1,01,110 Pagos Provisionales Mensuales Imputable
1,1,01,120 Impuestos por Recuperar Imputable
1,1,01,130 Ley 18,566 Cotizaciones Prev. Adicionales Imputable
1,1,01,140 Seguros Anticipados Imputable
1,1,01,150 Cuenta Corriente Socio Imputable
1,1,01,160 Cuenta Corriente Socio Imputable
1,2,00,000 Activo Fijo
1,2,01,010 Muebles y Utiles Imputable
1,2,01,020 Equipos Computacionales Imputable
1,2,01,030 Sistemas Computacionales Imputable
1,2,01,040 Vehículos Imputable
1,2,01,050 Maquinarias Imputable
1,2,01,060 Instalaciones Imputable
1,3.00,000 Otros Activos
1,3,01,010 Arriendos en Garantía Imputable
2,0,00,000 Pasivos
2,1,00,000 Pasivos Circulantes
2,1,01,010 Proveedores Imputable
2,1,01,020 Cuentas por Pagar
2,1,01,020,01 Crédito GMC Camioneta Imputable
2,1,01,020,02 Crédito GMC Camión Imputable
2,1,01,030 Remuneraciones por Pagar Imputable
2,1,01,040 Honorarios por Pagar Imputable
2,1,01,070 Adm. Fondos de Pensiones
2,1,01,070,01 A.F.P Provida Imputable
2,1,01,070,02 A.F.P Habitat Imputable
2,1,01,070,03 A.F.P Protección Imputable
2,1,01,070,04 A.F.P Santa María Imputable
2,1,01,070,05 A.F.P Planvital Imputable
2,1,01,070,06 A.F.P. Cuprum Imputable
2,1,01,070,07 A.F.P. Santander Imputable
2,1,01,080 Instituto de Normalización Previsional Imputable
2,1,01,090 Isapres
2,1,01,091,01 Vida Tres Imputable
2,1,01,092,02 Banmedica Imputable
2,1,01,100 Arriendos por Pagar Imputable
2,1,01,110 Retenciones de Imp. Segunda Categoría Imputable
2,1,01,120 Impuesto Unico a los Trabajadores Imputable
2,1,01,130 Iva Débito Fiscal Imputable
2,1,01,140 Iva Retenido por Compras a Terceros Imputable
2,1,01,150 Caja de Compensación La Araucana Imputable
2,1,01,160 Asociación Chilena de Seguridad Imputable
2,2,00,000 Pasivo de Largo Plazo
2,2,01,030 Depreciaciones Acumuladas
2,2,01,030,01 Dep. Acum. Muebles y Utiles
2,2,01,030,02 Dep. Acum. Equipos Comput.
2,2,01,030,03 Dep. Acum. Sistemas Comput.
2,2,01,030,04 Dep. Acum. Vehículos
2,2,01,030,05 Dep. Acum. Maquinarias
2,2,01,030,06 Dep. Acum. Instalaciones
2,3,00,000 Patrimonio
2,3,01,010 Capital social Imputable
2,3,01,020 Reserva de Revalorización del Capital Imputable
2,3,01,030 Resultados Acumulados Imputable
2,3,01,040 Resultado del Ejercicio Imputable
3,0,00,000 Perdidas
3,1,00,000 Personal
3,1,01,010 Remuneraciones Imputable
3,1,01,012 Sobretiempo Imputable
3,1,01,020 Gratificaciones Imputable
3,1,01,030 Bono de Fileteado Imputable
3,1,01,040 Bono de Producción Imputable
3,1,01,045 Bono Especial de Producción Imputable
3,1,01,050 Asignación de Colación Imputable
3,1,01,060 Asignación de Movilización Imputable
3,1,01,065 Viáticos Imputable
3,1,01,070 Leyes Sociales Imputable
3,1,01,080 Honorarios Imputable
3,2,00,000 Gastos Generales
3,2,01,010 Gas Imputable
3,2,01,020 Teléfonos
3,2,01,020,001 Alambico N°320283 Imputable
3,2,01,020,002 Alambico N°320283 Imputable
3,2,01,020,003 Inalámbrico (celular) Imputable
3,2,01,030 Combustibles Imputable
3,2,01,040 Impuesto Especifico a los Combustibles Imputable
3,3,00,000 Materiales de Producción
3,3,01,010 Material de Embalaje Imputable
3,3,01,020 Otros Gastos de Producción Imputable
3,4,00,000 Otros Gastos
3,4,01,010 Arriendos de Frío Imputable
3,4,01,020 Patentes Municipales Imputable
3,4,01,030 Material de Oficina Imputable
3,4,01,040 Reparaciones Imputable
3,4,01,050 Mantenciones Generales Imputable
3,4,01,060 Seguros Imputable
3,4,01,070 Depreciación del Ejercicio Imputable
3,4,01,080 Intereses Financieros Imputable
3,4,01,090 Otros Gastos Generales Imputable
3,4,01,100 Transporte Imputable
4,0,00,000 Ganancias
4,1,00,000 Ventas
4,1,01,010 Ventas de Mercaderías Imputable
4,1,01,020 Prestaciones de Servicios Imputable
4,2,00,000 Arriendos Imputable
4,3,00,000 Corrección Monetaria Imputable

DISEÑO DE UN MANUAL DE CUENTAS
Este manual comprende la identificación numérica y conceptual de todas las cuentas contables que se utilizarán para el procesamiento de la información contable, privilegiando una descripción clara del tratamiento de cada una de estas cuentas que lo integran, considerando que tanto el gerente de la empresa como las personas ligadas a las funciones de la contabilidad no se encuentran familiarizadas con la terminología comúnmente utilizada en la contabilidad y que además pueda ser consultado por el contador-digitador cada vez que se estime conveniente respecto del tratamiento contable que corresponde aplicarle a cada una de las cuentas.
A modo de ejemplo
1101010 CAJA: Registra los fondos de disponibilidad inmediata.
Cargos, al debe, por los ingresos en efectivo, cualquiera fuera su origen
Abonos, al Haber, por pagos o egresos en efectivo, depósitos en cuenta corriente bancaria o retiros de los socios.

1101020 FONDO FIJO: Asignación fija de dinero, que cubrirá las necesidades menores e inmediatas de la empresa.
Cargos, al Debe, por reposición del fondo fijo, o por aumento en la asignación del fondo fijo
Abonos, al haber, por las rendiciones correspondientes al fondo fijo entregado en custodia.

110103001 BANCO BICE : Incluye los fondos de disponibilidad inmediata y sin restricción , que la empresa mantiene en el banco bice
Cargos, al Debe, por los depósitos, prestamos obtenidos, traspasos de fondos , etc.
Abonos, al haber, por los cheques girados, impuestos, intereses, etc.